遠方・地方から戸籍謄本を郵送で取り寄せる方法。実際に手続きしてみた

遠方戸籍謄本郵送地方ためになる小ネタ

先日、戸籍謄本が必要になったものの、本籍地が遠方なために地方の役所でないと発行できないと言われてしまい、急遽地方の役所とやり取りし、無事に郵送してもらうことができました。

今回は遠方の役所から戸籍謄本を取り寄せる方法を紹介します。

目次

本籍地が遠方だと戸籍謄本をすぐにもらえないという事実

戸籍謄本は、本籍地の管轄の役所でしか発行してもらえない書類って知っていましたか?

私は戸籍謄本と戸籍抄本の違いすらわからない人間なので、アラフォーにしてこの事実を知り、衝撃を受けました。

Fumi

え、何それ意地悪~。

ただこのご時世、わざわざ遠方の役所の窓口まで足を運ばないと行けないというわけではありません。手間はかかりますが、郵送してもらえます。

遠方・地方から戸籍謄本を郵送で取り寄せるための必要書類

戸籍謄本を郵送で取り寄せるには、以下の書類が必要です。

  1. 交付請求書
  2. 本人確認書類のコピー
  3. 発行手数料(定額小為替)
  4. 返信用封筒(切手を貼った状態)
  5. その他の書類(必要な場合のみ)

交付請求書

交付請求書は市区町村のホームページからダウンロードしますが、詳細は次項で紹介します。

本人確認書類のコピー

本人確認書類ですが、氏名と住所が印字されていることがポイントなので、以下の書類のコピーが適しています。

  • 運転免許証
  • マイナンバーカード(紙の通知カードはダメ)
  • 住民基本台帳カード(顔写真付き)
  • 国民健康保険被保険者証
  • 介護保険被保険者証

なお、顔写真付きの書類が用意できない場合には、2種類以上の書類があったほうが良いそうです。

なおパスポートは顔写真付きですが、最後のページの住所欄は印字ではなく手書きのため認められませんでした。

結局、「1つ目は健康保険証。それからガスや水道、電気など公共料金の振込表や明細などの郵送書類の住所と名前の部分をコピーして同封してください」と言われたので、書類を2通くらいコピーして同封しました。

顔写真付きの証明書がない場合は、役所に指示を仰ぐのが一番だと思います。

定額小為替(手数料)

今回一番厄介なのが、戸籍謄本を発行するための手数料を同封することなのですが、現金ではなく「定額小為替」に替えて送る必要があります。定額小為替は、ゆうちょ銀行で発行購入できます

戸通謄本の場合、発行手数料は1通450円のところが多いので、たとえば2通取り寄せる場合は900円分の定額小為替が必要です。実際の写真は次項に掲載しています。

その他の書類

そのほか、代理人や戸籍に記載されていない方が請求する場合は、委任状や資料の提出が必要となるようなので、管轄の役所に問い合わせてみてください。

遠方・地方から戸籍謄本を郵送で取得・取り寄せてみた

実際に私が行った、遠方の市役所の方に電話で聞いた郵送による書類交付方法を紹介します。市町村によって多少違いがあるかもしれませんが、参考にしてください。

交付請求書を役所のHPからダウンロード

まずは取り寄せる市町村役場のホームページから、交付書類の請求書をダウンロードしました。

たとえば東京都北区の場合は以下の書類です。

形式はPDFとなっていて、郵送による手続きの流れも2ページ目についていました。役所によっては請求書の書き方がついていることもあります。

交付請求書、本人確認書類をコンビニで印刷

ダウンロードした交付請求書をコンビニで印刷しました。PDFはカラーとなっていますが、白黒印刷で構いません。私は白黒で印刷しました。

続いて本人確認書類のコピーです。終わったらコピー機から原本を取り忘れないように注意してくださいね^^

ゆうちょ銀行で手数料分の定額小為替を購入

ゆうちょ銀行の窓口で、定額小為替を購入しました。「○円分の定額小為替をください」と言うとスムーズです。現物はこんな紙でした。

これを請求書、本人確認書類のコピーと一緒に同封します。

定額小為替とは?読み方

定額小為替は「ていがくこがわせ」と読みます。為替というと難しい印象がありますが、ただの支払い手段のひとつです。現金・カード・定額小為替みたいな感じでしょうか(全然聞かないけど)。

定額小為替を受け取った役所の人が、ゆうちょに定額小為替を持って行くことで現金に替えてもらえるのだそうです。

定額小為替には消費税がかからず(非課税)発行手数料がかかる

定額小為替は50円刻みで100円、150円…500円となり、500円の次は一気に750円、1,000円となっています。

定額小為替は非課税なので消費税がかかりません。切手みたいな感じです。1,000円の定額小為替をくださいというと、1,000円しかかかりません。

ただ、定額小為替は1枚につき200円の手数料かかります。1,000円の定額小為替を2枚買う場合は1,000円+200円+1,000円+200円=2,400円です。

役所に送付する場合は、合計金額分を購入すればOKなので、たとえば1通450円の戸籍謄本を3通取り寄せる場合は、わざわざ定額小為替を450円分×3枚買う必要はありません。それだと手数料が3枚分で900円もかかってしまいます。

1,350円の定額小為替を買う場合は、1,000円+350円といった計2枚のほうが手数料は600円で済みますので、計算には注意しましょう。

定額小為替の裏面には何も書かない

定額小為替の裏面には、送り先(宛先)を書く欄があるのですが、戸籍謄本の取り寄せで役所に送る際は何も書かずに出します。

返信用封筒の切手を購入

郵便局で定額小為替を買ったついでに、返信用封筒に貼る切手を購入しました。

普通郵便で返信してもらう場合、1通~2通なら84円切手を貼ればOKですが、部数によっては封筒が分厚くなるので余裕をもった金額の切手を貼っておきましょう。

ちなみに私の場合は戸籍謄本以外にも何通か送ってもらったので、120円分くらいの切手を貼っておきました。

なお戸籍謄本は個人情報のため、気になる方は160円分の手数料を足して、特定記録郵便で送ってもらうのもアリです実際に特定記録を推奨している市区町村もあります。

また速達手数料を足して送ってもらってもOKです(詳しくは後述します)。

請求書の記入とすべての書類を同封して郵送

必要書類は揃ったので、請求書を記入しました。戸籍謄本の場合、欲しい戸籍の筆頭者名と本籍地を書く欄があるのですが、本籍地があいまいな場合は「多分これだろう」という本籍地を書いておき、メモまたは付箋にて「もしかすると本籍地は●●かもしれません」などと一筆書いておくことで調べてもらえるようです(私はそのように対応してもらえました)。

制k収書を書き終え、すべての書類を同封したらやっと郵送することができます。

急ぎの場合は再度郵便局へ行き、速達で送ってもらいましょう。

戸籍謄本を遠方から取り寄せるのにかかった日数

今回、請求書のダウンロード+身分証明書のコピー+郵便局の窓口で定額小為替を買うのには、1時間もあればできました。

請求書の記入+郵送もそんなに時間はかからないので、丸1日あればこちら側の手続きは可能です。私の場合は郵送してから3日目に地方の役所に到着したらしく、確認の電話がかかってきました。

最終的に取り寄せた戸籍謄本が、自分の字で書かれた返信用封筒で到着したのは郵送してから8日目です。これでも早めに対応してくれたほうなのでしょう。

速達で送ってもらう場合は、もっと早く到着する可能性がありますが、返信用封筒に速達手数料分の切手を貼り、「速達でお願いします」と一筆するといいですね。

ちなみに速達手数料は、250gまでは+260円、1㎏までは+350円です。

不明点は管轄の役所に電話して解決しておくこと

今回、遠方の市役所に直接電話をして、戸籍謄本を取り寄せる流れを聞いたのでスムーズに手続きをすることができました。きっと自分一人でホームページを読んで動くだけでは、ツメが甘いことになっていたと思います。

不明点を持ったまま郵送して、記入のし直しが必要になるとかなりショックなので、わからないことは遠慮せずに役所に確認していきましょう。

ここまで読んでいただきありがとうございました^^